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ACUERDO POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS CONDICIONES A TRAVÉS DE LAS CUALES SE DEBERÁ REALIZAR LA CONSULTA DE LOS LIBROS NOTARIALES, PROTOCOLOS, APÉNDICES Y DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL ARCHIVO DE NOTARÍAS DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES

El presente Acuerdo tiene por objeto el establecimiento de un procedimiento ágil y sencillo para la consulta de los expedientes que conforman el Archivo de Notarías, por aquellas personas que acrediten tener interés jurídico en el acto o hecho de que se trate, los notarios en relación a sus propios actos y las autoridades judiciales que así lo requieran.

ACUERDO POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS CONDICIONES A TRAVÉS DE LAS CUALES SE DEBERÁ REALIZAR LA CONSULTA DE LOS LIBROS NOTARIALES, PROTOCOLOS, APÉNDICES Y DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL ARCHIVO DE NOTARÍAS DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES

Periódico Oficial del Estado de Aguascalientes
15 de mayo 2020


SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO

SECRETARÍA DE GESTIÓN URBANÍSTICA, ORDENAMIENTO
TERRITORIAL, REGISTRAL Y CATASTRAL

MTRA. SIOMAR ELINE ESTRADA CRUZ, Secretaria General de Gobierno del Estado de Aguascalientes, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 3º, 4º, 18 fracción I, 27 fracciones I, VII, VIII, XIII y XXIV, y 32 fracciones XI, XVIII, XXI, XXXIV, XXXVI y LXI de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes; y 1º, 2º, 9º párrafo segundo, fracción I inciso b) y fracción III inciso g), 10 y 11 fracciones IV, V, VII, XXI, XXIII y XXVII del Reglamento Interior de la Secretaría General de Gobierno; e ING. ARMANDO ROQUE CRUZ, Secretario de Gestión Urbanística, Ordenamiento Territorial, Registral y Catastral del Estado de Aguascalientes, en ejercicio de las facultades que me confieren los artículos 3º, 4º, 18 fracción VIII, 27 fracciones I, VII, VIII, XIII y XXIV y 39 fracción XXX de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes; 136 de la Ley de Notariado para el Estado de Aguascalientes; 1º. 2º, 4º fracción IV, 10, 11 fracción III, V, XII y XVII y 17 fracción IX del Reglamento Interior de la Secretaría de Gestión Urbanística, Ordenamiento Territorial, Registral y Catastral; así como los artículos 3º y 5º de la Ley del Procedimiento Administrativo del Estado de Aguascalientes; y 8º fracción III de la Ley del Periódico Oficial del Estado de Aguascalientes; hemos tenido a bien expedir el “ACUERDO POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS CONDICIONES A TRAVÉS DE LAS CUALES SE DEBERÁ REALIZAR LA CONSULTA DE LOS LIBROS NOTARIALES, PROTOCOLOS, APÉNDICES Y DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL ARCHIVO DE NOTARÍAS DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES”, al tenor de los siguientes:

C O N S I D E R A N D O S

PRIMERO. El ejercicio del Notariado en el Estado de Aguascalientes, es una función de orden público, a cargo del Ejecutivo del Estado, quien la ejercerá por delegación o profesionistas del derecho a virtud del fiat que les expida para su desempeño en los términos de la Ley de Notariado para el Estado de Aguascalientes, y tiene como objeto hacer constar en documentos públicos, los actos y hechos jurídicos a los que los interesados deban o quieran dar autenticidad conforme a las leyes que correspondan.
Conforme con la premisa anterior, toda información y documentación que emana del ejercicio de la fe pública por parte de los notarios, es patrimonio documental de Gobierno del Estado de Aguascalientes y, por ende, deberá estar bajo su resguardo, posesión y custodia.
SEGUNDO. Que, para efectos de lo dispuesto en el considerando anterior, todo lo concerniente a la función notarial, se deberá depositar en un Archivo de Notarías, el cual, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 137 de la Ley de Notariado para el Estado de Aguascalientes, se integra:
I. Con los documentos que los notarios del Estado de Aguascalientes remitan, según las prevenciones de la propia Ley;
II. Con los protocolos cerrados y sus anexos, que sean aquellos que los notarios puedan conservar en su poder;
III. Con los sellos de los notarios que deban depositarse o inutilizarse conforme a las prescripciones de la citada Ley; y
IV. Con los expedientes, manuscritos, libros y demás documentos entregados a su custodia, o que sean utilizados para la prestación del servicio del Archivo.
De conformidad con el artículo 138 de la Ley de Notariado para el Estado de Aguascalientes, el Archivo General de Notarías, es público respecto de los documentos que lo integran, y de ellos expedirá copias certificadas a las personas que así lo soliciten, en términos de su artículo 68, exceptuando aquellos documentos sobre los que la Ley imponga limitación o prohibición. En relación con los documentos, sólo podrán mostrarse y expedir copias certificadas a las personas que acrediten tener interés jurídico en el acto o hecho de que se trate, a los notarios o a la autoridad judicial.
TERCERO. Tal como lo ordena el artículo 136 de la multicitada Ley de Notariado para el Estado de Aguascalientes, el Archivo de Notarías dependerá de la persona que ocupe la Dirección del Registro Público de la Propiedad. Al respecto, de conformidad con lo dispuesto por la fracción IV, del artículo 4º del Reglamento Interior de la Secretaría de Gestión Urbanística, Ordenamiento Territorial, Registral y Catastral, la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio del Estado tiene, orgánicamente, la calidad de Unidad Administrativa, perteneciente a dicha Secretaría.

En tal guisa, resulta importante precisar, que la organización y vigilancia del ejercicio de las funciones inherentes al Registro Público de la Propiedad y del Comercio del Estado, corresponde a la Secretaría de Gestión Urbanística, Ordenamiento Territorial, Registral y Catastral a través de su Titular, lo anterior, por así señalarlo expresamente los artículos 27 fracción XIII y 39 fracción XXX, de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes, en concatenación con lo preceptuado por el diverso numeral 11 fracciones V, XII y XVII del Reglamento Interior de la citada Secretaría.
CUARTO. Asimismo, con fundamento en lo dispuesto por las fracciones XXXIV y XXXVI, del artículo 32 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Aguascalientes, corresponde a la persona Titular de la Secretaría General de Gobierno, entre otras facultades, las de organizar y vigilar el ejercicio de la fe pública en los casos en que sea delegada por el Gobernador del Estado o delegada por ley a otros funcionarios; así como la de organizar el Archivo Notarial del Estado.
De igual manera, el ordinal 9 del Reglamento Interior de la Secretaría General de Gobierno, dispone que, para el estudio, planeación, resolución y despacho de los asuntos de su competencia, la persona Titular de dicha Dependencia, se auxiliará de las Subsecretarías, Direcciones Generales, Coordinadores y demás Unidades Administrativas para el debido cumplimiento de sus funciones, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica antes citada, destacando, para el caso que hoy nos ocupa, a:

  1. La Subsecretaría de Gobierno;
  2. La Dirección General de Archivos; y
  3. La Visitaduría de Notarias.

También, resulta oportuno poner en relieve, que es facultad de la persona Titular de la Secretaría General de Gobierno, aprobar la organización y funcionamiento de la Dependencia a su cargo, ello, de conformidad con lo dispuesto expresamente por la fracción XXI, del numeral 11 del Reglamento Interior citado en el párrafo precedente.
QUINTO. La Subsecretaría de Gobierno, de acuerdo con el artículo 16 fracción III, del Reglamento Interior de la Secretaría General de Gobierno, cuenta con la facultad de organizar el Archivo Notarial del Estado, mientras que, a la persona Titular de la Dirección General de Archivos, le corresponde coadyuvar con la Dirección General del Registro Público de la Propiedad y del Comercio en el control, conservación y resguardo de los libros de protocolo y apéndices notariales que integran el acervo jurídico notarial en el Archivo de Notarías, tal como literalmente se desprende de la fracción II del diverso numeral 17, de ese mismo cuerpo reglamentario.
Finalmente, compete a la Visitaduría de Notarías, en acuerdo con la persona Titular de la Secretaría General de Gobierno, coadyuvar en la vigilancia y supervisión del ejercicio de la fe pública delegada a los Notarios Públicos del Estado, así como, establecer las condiciones, a través de las cuales se deberá realizar el préstamo y consulta de los libros notariales, protocolos y apéndices del Archivo de Notarías, lo anterior, según lo preceptúan las fracciones I y XXI, del artículo 35 del Reglamento Interior de la Secretaría General de Gobierno.
Por lo anteriormente expuesto y fundado se emite el siguiente:

ACUERDO POR EL CUAL SE ESTABLECEN LAS CONDICIONES A TRAVÉS DE LAS CUALES SE DEBERÁ REALIZAR LA CONSULTA DE LOS LIBROS NOTARIALES, PROTOCOLOS, APÉNDICES Y DOCUMENTOS QUE CONFORMAN EL ARCHIVO DE NOTARÍAS DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES

PRIMERO. El presente Acuerdo tiene por objeto el establecimiento de un procedimiento ágil y sencillo para la consulta de los expedientes que conforman el Archivo de Notarías, por aquellas personas que acrediten tener interés jurídico en el acto o hecho de que se trate, los notarios en relación a sus propios actos y las autoridades judiciales que así lo requieran, dentro de las instalaciones del Archivo General del Estado de Aguascalientes.
SEGUNDO. La solicitud de consulta deberá presentarse por escrito en las oficinas que ocupa la Visitaduría de Notarías, firmado autógrafamente por el interesado o su representante legal; debiéndose expresar y adjuntar, según sea el caso:
I. La autoridad u órgano administrativo a quien se dirige, siendo en el caso concreto: la Visitaduría de
Notarías;
II. El nombre, denominación o razón social de quien o quienes promuevan, en su caso de su representante legal;
III. Original y copia simple para su cotejo, de los documentos con los que se acredite dicha representación;
IV. Lugar y fecha de suscripción;
V. Domicilio particular del solicitante o de su representante legal, así como un correo electrónico para oír y recibir notificaciones;
VI. Copia simple de la identificación oficial con fotografía del solicitante y de su representante legal (INE; licencia de conducir, pasaporte, cédula profesional);
VII. En su caso, el nombre de la persona o personas autorizadas para llevar a cabo la consulta física del
expediente; y
VIII. La petición concreta que se hace a la autoridad, debiéndose señalar para tal efecto, la fecha, número, volumen o cualquier otro dato que permita identificar fehacientemente el instrumento notarial, acta, documento, protocolo, libro, anexo, apéndice, etcétera, que desea consultar, así como una breve exposición de los motivos de la consulta.
TERCERO. Cuando el escrito no cumpla con los requisitos descritos en el Acuerdo Segundo o exista duda sobre la autenticidad de la firma autógrafa que contiene, el Visitador de Notarías prevendrá por una sola vez al interesado o, en su caso, al representante legal, para que dentro del término de tres días hábiles siguientes a la notificación de dicha prevención subsane la falta.
La notificación de mérito, se practicará a través de la dirección de correo electrónico que se haya señalado para ese efecto en el escrito de solicitud.
En el supuesto de que no se señale una dirección de correo electrónico para oír y recibir notificaciones, o que no se subsane la irregularidad en el término señalado, se tendrá por no presentada dicha solicitud.
CUARTO. La Visitaduría de Notarías determinará la procedencia o improcedencia de la solicitud de consulta tomando en consideración lo dispuesto en el presente Acuerdo, situación que hará del conocimiento del interesado o de su representante legal vía correo electrónico, dentro de los tres días hábiles siguientes a aquél en que se encuentre debidamente integrado el registro de la petición de que se trate.
Se entiende como debidamente integrado el registro de la petición, cuando el solicitante o su representante legal cumplan con todos y cada uno de los requisitos señalados en el Acuerdo Segundo, dentro de los plazos establecidos para ese fin.
En el supuesto de que la solicitud de consulta no sea procedente, el Visitador de Notarías deberá justificar su determinación.
En el caso de que la solicitud de consulta resulte procedente, el interesado, su representante legal, o la
persona o personas que hayan autorizado expresamente para ese efecto, deberán acudir dentro de los tres días hábiles posteriores al de la notificación, en un horario de las 09:00 a las 14:30 horas, al local que ocupan las oficinas de la Dirección General de Archivos, a fin de proceder a la consulta que corresponda; de no acudir dentro del plazo mencionado, se les tendrá por desistiéndose de la consulta.
QUINTO. La consulta solo podrá realizarse en las instalaciones de la Dirección General de Archivos y ante la presencia del personal que al efecto se designe por parte de la propia Dirección, así como de la Visitaduría de Notarías, quienes podrán actuar de manera conjunta o indistinta, siendo éstos, responsables en todo momento, de la información y documentación objeto de consulta; quedando estrictamente prohibido sin excepción alguna, sustraer del lugar de consulta, cualquier expediente, documento, protocolo, libro, anexo, apéndice, etcétera, que forme parte del Archivo de Notarías. El incumplimiento a lo dispuesto por el presente Acuerdo, genera la configuración, de manera enunciativa más no limitativa, de las responsabilidades administrativas, civiles y penales a que haya a lugar.
Si la solicitud de consulta versa sobre un testamento, únicamente podrá realizarse por el otorgante del mismo, por el notario que formalizó el acto, por sus autorizados o por la autoridad judicial que así lo requiera.

El solicitante, su representante legal o sus autorizados, podrán hacer uso de instrumentos electrónicos
portátiles de captura, almacenaje y reproducción de datos e imágenes, tales como cámaras fotográficas, celulares o cualquier otro similar o análogo, respecto de los expedientes, documentos, protocolos, libros, anexos o apéndices objeto de consulta; para tal efecto el solicitante, su representante legal o sus autorizados, deberán manifestar al personal responsable de la información y documentación, su intención de usar alguno de los instrumentos electrónicos portátiles anteriormente mencionados.
La Dirección General de Archivos y la Visitaduría de Notarías no serán responsables del uso que se dé a las reproducciones digitales obtenidas.
SEXTO. Al presentarse el solicitante, su representante legal, el o los autorizados a realizar la consulta dentro de la fecha y hora que corresponda, deberán presentar una identificación oficial con fotografía. Tratándose de él o los autorizados, se dejará, además, copia simple de dicho documento en el registro que se forme con motivo de la consulta.
Sólo se podrán consultar expedientes, documentos, protocolos, libros, anexos, apéndices, etcétera, por aquellas personas que acreditaron debidamente su interés jurídico, quienes legalmente los representen o por sus autorizados; lo anterior, con fundamento en lo dispuesto por el artículo 19 de la Ley del Procedimiento Administrativo del Estado de Aguascalientes.
No se dará acceso a información y documentación que forme parte del Archivo de Notarías, si el solicitante, su representante legal o su autorizado no se identifican ante la autoridad en los términos señalados con antelación.
SÉPTIMO. Los solicitantes o sus representantes jurídicos podrán, previo el pago de los derechos establecidos en la Ley de Ingresos del Estado vigente, pedir por escrito ante la Visitaduría de Notarias, anexando el comprobante del pago con sello original respectivo, que les sean expedidas copias simples o certificadas de los documentos que conforman el Archivo de Notarías, tal como lo disponen los artículos 68 de la Ley de Notariado para el Estado de Aguascalientes y 22 de la Ley del Procedimiento Administrativo del Estado de Aguascalientes, exceptuando aquellos documentos sobre los que la Ley imponga limitación o prohibición. En relación con los documentos, sólo se podrán expedir copias simples o certificadas, según sea el caso, a las personas que acrediten tener interés jurídico en el acto o hecho de que se trate, a los notarios respecto de sus propios documentos o a la autoridad judicial que así lo solicite.
El Visitador de Notarías previo análisis de la solicitud de copias y la procedencia de ésta en los términos del presente Acuerdo, la remitirá para su atención al Director General de Archivos del Gobierno del Estado de Aguascalientes al ser la Unidad Administrativa facultada para expedirlas, lo anterior, con fundamento en lo dispuesto por la fracción IX del artículo 15 del Reglamento Interior de la Secretaría General de Gobierno.
OCTAVO. Todos aquellos casos no previstos en el presente Acuerdo, relativos a la consulta de cualquier expediente, documento, protocolo, libro, anexo, apéndice, etcétera, que formen parte del Archivo de Notarías, serán resueltos, con la intervención del Visitador de Notarías, por la persona titular de la Secretaría General de Gobierno.

T R A N S I T O R I O S


ARTÍCULO PRIMERO. El presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Estado de Aguascalientes.
ARTÍCULO SEGUNDO. Quedan sin efectos todas aquellas disposiciones que contravengan el presente
Acuerdo.

A T E N T A M E N T E
Aguascalientes, Aguascalientes, a 13 de mayo de 2020.
MTRA. SIOMAR ELINE ESTRADA CRUZ
SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO
DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES
ING. ARMANDO ROQUE CRUZ
SECRETARIO DE GESTIÓN URBANÍSTICA,
ORDENAMIENTO TERRITORIAL, REGISTRAL
Y CATASTRAL DEL ESTADO DE AGUASCALIENTES

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